Webエンジニアが説明時に心がけたいプレゼンテーションスキルとは

相手の目線に合わせる

技術的な話をするとき、つい専門用語を使いがちですが、非エンジニアの方には理解できないことがあります。説明する上でどうしても専門用語が必要な場合は、できる限りシンプルで分かりやすい言葉で補足しましょう。また、相手の理解度を確認しながら話を進めることも大切です。「今の説明で分かりにくいところはありますか。」など、適宜質問を挟むことで、相手がどこでつまずいているのかを把握し、より丁寧に説明することができます。

必要な情報を絞り込む

プレゼンテーションをする際、あれもこれもと情報を詰め込みすぎると、かえって相手に伝わりにくくなってしまいます。話す相手によって伝える目的が変わるはずです。伝える内容を2、3点に絞り、事前に「今日は〇〇についてお話します」と明確にしておくことで、相手も話のポイントを理解しやすくなります。

「PREP法」を活用

PREP法という、相手に分かりやすく伝えるためのテクニックがあります。これは、まず最初に結論を述べ、次にその理由を説明し、具体的な事例を挙げた上で、最後に再び結論を強調するというものです。例えば、「今回のシステム導入により、業務効率が30%向上します」と最初に結論を伝えます。こうすることで、聞き手は何について話を聞くべきなのかを意識できます。次に、「なぜなら、このシステムは自動化機能を備えており、手作業によるミスを減らすことができるからです」のように、結論に至った理由を具体的に説明します。理由を明確にすることで、結論の信憑性が高まります。さらに、具体的な事例を挙げることで、聞き手はよりイメージしやすくなります。「例えば、〇〇社では同様のシステムを導入した結果、年間〇〇時間の業務時間を削減することに成功しています」のように、具体的な数字や事例を示すと効果的です。そして最後に、「これらの理由から、今回のシステム導入は業務効率の大幅な向上に繋がり、企業の成長に貢献すると確信しています」のように、もう一度結論を繰り返します。結論を再度強調することで、聞き手にメッセージを強く印象付けることができます。

伝え方は工夫できる

複雑な構造や流れを説明する際は、図や表を活用すると、格段に理解しやすくなります。例えば、システムの構成図や、業務フローの図などを提示することで、言葉だけでは伝わりにくい情報を視覚的に伝えることができます。また、抽象的な表現は避け、できる限り具体的な言葉を使うように心がけましょう。「柔軟な対応」という言葉を使うよりも、「お客様の要望に応じて、仕様変更に迅速に対応できる」のように、具体的に表現する方が、相手に伝わりやすくなります。さらに、プレゼンテーションの内容を第三者にチェックしてもらうことも有効です。自分では分かりやすく説明しているつもりでも、他人から見ると分かりにくい点があるかもしれません。客観的な意見を取り入れることで、より分かりやすいプレゼンテーションに改善することができます。これらのスキルを磨くことで、あなたは非エンジニアの方にも、あなたの技術を効果的に伝えられるようになるでしょう。